Как я победил рутину и стал работать эффективнее

5 минут
Хочу получать материалы по интернет-маркетингу и SEO

Полезность данного материала может оценить только тот человек, который хочет работать эффективно. Кажется, что тут такого – закрой Вконтакте и YouTube, вот и всё. Но мне это не помогает из-за кучи мыслей и желания быть «везде».

Наверное, многие специалисты сталкивались с такими проблемами:

  • Уже конец рабочего дня, а я толком ничего не сделал;
  • 5 ТЗ за целый день? Серьезно?
  • Как, уже пятница?! Вчера же был вторник!
  • Я нифига не успею, нужно искать помощников;
  • Одно и то же каждый день, задолбало.

Если в этом вы нашли свою боль, значит мы с вами понимаем, что такое постоянная задница и завалы. Но должно ли так быть? Что можно с этим сделать? Где волшебная таблетка?

Когда почувствовал завал

Собственно, о ней сегодня и пойдет речь, как я победил это для себя.

Корень всех проблем

Когда у тебя пара небольших проектов, и ты работаешь 1, то особо проблемы нет. Да, бывают трудности с организацией времени, но проблема не так остро строит.

Самая жесть начинается, когда у тебя появляется проекты высокого уровня, над которыми работают командой и зачастую там далеко не 1 сеошник, а еще программисты, верстальщики, дизайнеры, пачка менеджеров и копирайтеров, директора, которые хотят быть в курсе всего и т.д.

Т.е. помимо своей работы у вас может появиться тонна работы по управлению, контролю исполнителей, обучению и оплате (взвалить это на клиента – плохая идея).

Я это видел. Я это делал. Тебе это не надо

Я это видел. Я это делал. Тебе это не надо

И когда у тебя начинает пригорать оттого, что в работе 2-3 проекта, а ты спишь по 5 часов и выходные у тебя были 72 дня назад – начинаешь думать и искать решения.

Задачи

  1. Ведение базы клиентов. Я жалею, что не делал этого лет 5 назад. Было ОГРОМНОЕ количество клиентов, которые хотели работать, но я на тот момент был загружен и отказал или же просто проигнорил письмо и т.д. Возможно, потом мы бы смогли поработать.
  2. Управление задачами. Нужно было в 1 месте видеть ВСЁ и ВСЕХ. Знать, кто и чем сейчас занимается. Причем не в этом месяце, а именно сейчас. Это важно, т.к. иногда всё нужно очень быстро перестроить.
  3. Финансы. Бухгалтерия, учет доходов и расходов, оплата специалистам, чистая прибыль, налоги и т.д. Работа с потоком денег – дико важна, иначе можно остаться без них. Но я нифига не бухгалтер, т.е. нужен простой и удобный инструмент.
  4. Выставлять счета. Кажется – фигня, дело 10 минут… Я никогда так не ошибался, когда вам придется делать одно и то же постоянно. А если у вас есть много мелких работ и проектов? Это превращается в ад. Я чувствовал, как деградирую выставляя счет за счетом.
  5. Учет часов. Многие знают, что я работаю с почасовой оплатой, т.к. считаю это самой честной схемой работы с частным SEO-специалистом, программистами и верстальщиками. Также это нужно для «оценки» и понимания затрат на многие типовые задачи.
  6. Вики. Как я и говорил, много времени отнимает обучение новых специалистов. Это могут быть новички, так и просто спецы, с которыми ты работаешь в 1 раз. Очень утомительно тратить тонну времени на объяснение каких-то вещей, приведение всё к одному виду и т.д. Потому хотелось, чтобы новенький сел, прочитал всё и мог в любое время получить доступ к данным, а не пудрил мозг глупыми вопросами.

Выбор решения

После того, как были ясны все проблемы и задачи, которые я хотел решать начался выбор готового решения, что же я потестил? Все ощущения – история, как там сейчас – я не знаю, но вы можете поправить меня в комментариях, и я добавлю мнение с вашим авторством в статью.

TeamLab

На тот момент (много лет назад) он был бесплатен. Я не особо хотел разбираться в тонкостях, да и список задач появился НАМНОГО позже. Я просто хотел упорядочить свои дела. Но… проект в какой-то момент стал платный и наши данные тупо удалили. Больше с ними не работал.

Bitrix24

Наверное, все слышали, все знают. Очень знаменитый продукт. Пробовал с ним работать несколько раз (да и сейчас частенько с ним сталкиваюсь, т.к. во многих компаниях используется именно он). Когда им пользовался я (опять же несколько лет назад) – он был тормознутым, т.е. тупил конкретно и был довольно неповоротливым (видимо это «фишка» любого проекта от Битрикс).

Bitrix24 или Flowlu

В нем не было самого главного на тот момент (т.к. я уже понял всю мощь учета финансов) – хорошей бухгалтерии. Я пользовался модулем (не помню название) он парсил данные с какого-то сайта онлайн-бухгалтерии.

Всё было бы хорошо, если бы не муторность всей этой затеи, модуль был «чужеродным» и нормально не интегрировался. Выглядело в стиле «вы хотели – получайте и не вякайте».

Потому было решено уйти на что-то проще (т.к. по сути Битрикс24 выступал простым «задачником» для 1 человека + хромая бухгалтерия, которая велась на стороннем ресурсе).

P.S. Сейчас проект стал интереснее, но… его поезд ушел для меня.

PlanFix, Teamer и Миниплан

Обе системы – быстрые, приятные, но примитивные.

Да, они делали то, ради чего я их искал – ставили и контролировали мои задача. Но всё уж очень просто. Т.е. если бы мне нужен был именно голый ToDo List – это были бы лучшие решения.

Однако – вопрос с бухгалтерией стоял довольно остро, т.к. разбираться кашу из кучи цифр (там не было делений, но была возможность написать примечание к платежу) меня напрягало, и я не видел динамику, расходы, доходы и т.д.

Мегаплан

Я уже начал подумывать о подписке на Мегаплан (тогда я много начитался, знал, что в крупных компаниях его юзают) и интерфейс очень нравился. Согласитесь, приятный и удобный интерфейс в таких проектах — это залог успеха.

Решения головной боли

На тот момент, когда я наткнулся на данную систему она называлась Vdesk24 и их логотип и внешний вид уж очень косил под Bitrix24.

Это и хорошо (т.к. интерфейс был похож) и плохо (закос под гиганта – плохое решение). Но меня это никак не напрягало, т.к. там была СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ФИНАНСАМИ.

Да, я выбрал ее тупо из-за этого!

Вести финансы и бухгалтерию во ФлоуЛу - кайф

Это был настоящий каеф!

В куче с бухгалтерией там была удобная и приятная система постановки и контроля задач. Какое-то время назад мне этого хватало, и я особо не вникал в остальные возможности системы.

Вся мощь FlowLu

Я не уверен, что знаю систему настолько хорошо, чтобы описать ВСЁ, но я поделюсь тем, чем я активно пользуюсь в системе FlowLu.

Управление задачами

Очень удобно реализована система, в которой экраны делятся на зоны. Пример интерфейса для постановки задач:

Постановка и контроль задач во Flowlu.ru

Функционал довольно стандартный, но сделан довольно удобно и приятно глазу. Также хочу отметить скорость работы – ничего не тупит и не раздражает.

Самой фишкой для меня были чек-листы к задачам, прогресс выполнения задач и фактическое/планируемое время на выполнение. С программистами работаем именно по схеме с почасовой оплатой.

Всегда можно посмотреть все задачи по всем специалистам:

Вид всех поставленных задач специалистам на FlowLu

После сдачи работ я всегда могу смотреть, кто и как работает и косячит:

Выявляем слабое звено

Выявляем слабое звено в команде и в чем его слабость

CRM система

Не сказать, что я мастер продаж, потому клиентскую базу веду «как получается». Радует, что на FlowLu удобный интерфейс и все нужные мне данные на 1 экране. Также все можно синхронизировать (насколько я знаю) – но у меня не тот размах и менеджеров нет, потому в тонкости я не вникал.

Вот так выглядит карточка клиента:

CRM-система для учета клиентов на FlowLu

Всегда есть поток заявок, которые не доходят до оплаты по разным причинам. Все их я также вношу в CRM, чтобы потом ненавязчиво предложить услуги в другое время :).

Отчеты CRM

Отчеты CRM

Проекты

Интересная вещь. Позволяет установить заранее созданные шаблоны для каждого проекта. Например, я сделал шаблон «внутренняя оптимизация» и огромный чек-лист. Теперь, когда приходит проект на внутреннюю оптимизацию или составление семантического ядра или вообще на продвижение под ключ – я просто ставлю нужный шаблон.

Там же мониторю задачи по проекту, отмечаю выполненные пункты по чек-листам и контролирую затраты, что очень удобно.

Ну и, конечно же, там есть диаграмма Ганта:

Пример работы диаграммы Ганта на FlowLu.ru

Пример работы диаграммы Ганта

Финансы и бухгалтерия

Очень ценный модуль! Я не бухгалтер и не финансист, потому не знаю насколько сложно всё в реале, но для ведения наглядной отчетности и управления – этого достаточно.

Ведение финансов и бухгалтерии

Так выглядит движение финансов, счета не мои 🙂

По финансовым вопросам есть еще 1 полезный модуль для любого человека, называется Зарплата, но я вам не могу его показать по понятным причинам ;).

Счета

Прощай Excel и Word! Больше нет отупляющих действий – все делается на основе шаблонов и очень быстро. Типовые счета выставляются за 10 секунд.

Сокращаем время выставления счетов в 20 раз

Сокращаем время выставления счетов в 20 раз

База знаний

Вот еще 1 модуль, за который я люблю FlowLu.

Как я писал ранее – когда приходит в команду новый человек – хорошо бы ввести его в курс дела. Дать какие-то методички и т.д.

База знаний FlowLu

База знаний — удобный инструмент для новых членов команды

Причем все доступы я могу разграничить так, что каждый сотрудник будет иметь доступ только туда, куда ему нужно смотреть.

Ментальные карты

Интересный функционал для каких-то заметок, но я не ощутил его пользы, т.к. работаю в Xmind и особой разницы не вижу. Однако всё меняется в связке База знаний + Ментальные карты, т.к. для новых спецов – это наглядные руководства.

Ментальные карты FlowLu

Но опять же – пока руки не дошли его использовать на полную.

Есть еще полезные модули, например, Agile (я вообще далек от этого, но может кому-то пригодится) и рабочие области – функционал, который позволяет на более глобальном уровне строить группы специалистов. Мне он тоже пока не нужен. Подробнее о возможностях читайте тут.

Для любознательных, вот их видео об Agile:

Тарифы

Очень радует бесплатный тариф (на нем я сидел 2 года). Всё, что мне было нужно — постановка задач + финансы. С этим у него нет проблем. Позже, когда понадобилось заводить более 3 человек в систему и я понял всю мощь чек-листов, а так же тайм-трекинга — я перешел на стандартный тариф.

Тарифные планы FlowLu

Если вам кажется, что вы постоянно зашиваетесь и не хватает времени – попробуйте структурировать свою работу.

Используйте системы задач, делегируйте максимум рутины и простых задач, делайте обучающие материалы заранее (чтобы не тратить время на обучение подрядчиков) и используйте чек-листы!

Рекомендованные статьи
Теги статьи: Метки: